Im heutigen Zeitalter ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Unternehmen. Ein Paradebeispiel dafür ist der Dachdeckerbetrieb von Jan Witt, der bereits in der dritten Generation geführt wird und über 120 Mitarbeiter beschäftigt. In diesem Beitrag zeigen wir, wie wir gemeinsam mit Jan Witt eine maßgeschneiderte Lösung für das Baustellenmanagement entwickelt und erfolgreich implementiert haben.

Der Betrieb von Dachdeckermeister Jan Witt stand vor der Herausforderung, seine internen Abläufe und Prozesse innerhalb kürzester Zeit zu digitalisieren, um dem raschen Wachstum des Unternehmens gerecht zu werden. Dabei wurden verschiedene Herausforderungen identifiziert: Ein dringender Bedarf bestand in der Schaffung digitaler Bauakten, welche die Umwandlung von Leistungsverzeichnissen, Arbeitszeiterfassungen und Fotodokumentationen in digitale Formate einschlossen. Anfangs erfolgte die Zusammenstellung sämtlicher Baustellendokumente manuell auf Papier, die später abgeheftet wurden. Im Zuge dieser Zusammenarbeit wurde auch die Digitalisierung der Arbeits- und Betriebsanweisungen ins Visier genommen. Die bisherige Praxis der analogen Dokumentation in physischen Ordnern sollte durch digitale Lösungen ersetzt werden, um eine verbesserte Zugänglichkeit und Aktualisierung zu gewährleisten. Zudem wurde das Ziel verfolgt, eine digitale und zentralisierte Arbeitsplanung zu etablieren. Die bisherige manuelle Erfassung im Büro durch die Verwaltung erwies sich als zeitaufwändig und redundante Praxis. Dies wurde besonders spürbar, da die erfassten Arbeitseinteilungen nicht auf den Baustellen, wo sie dringend benötigt wurden, zugänglich waren oder dort nicht in aktueller Form vorlagen. Aus diesem Grund stand die dringende Notwendigkeit einer Prozessoptimierung im Vordergrund. Parallel dazu sollte die Werkzeugverwaltung ebenfalls digitalisiert und effizienter gestaltet werden.

Gemeinsam mit den Mitarbeitern von Jan Witt haben wir die täglichen Arbeitsprozesse analysiert und eine individuelle digitale Lösung entwickelt. Regelmäßige Meetings ermöglichten eine enge Abstimmung und die schrittweise Integration des neuen Tools in den Arbeitsalltag. Die Implementierung umfasste den reibungslosen Import von Stammdaten für einen nahtlosen Übergang zur digitalen Lösung. Eine der Schlüsselkomponenten war die digitale Baustellenakte, die sämtliche Dokumente und Pläne an einem zentralen Ort verwaltet und die Möglichkeit zur Offline-Dokumentation bietet. Nun können die Akten im Büro ebenso wie unterwegs auf der Baustelle eingesehen und ergänzt werden. Fotos, Berichte und Zeiten können direkt vor Ort eingepflegt und später bei Bedarf ausgewertet werden. Zusätzlich wurde ein übersichtliches digitales Register für interne Betriebsanweisungen eingeführt, das kontinuierlich aktualisiert wird und allen Mitarbeitern einen stets aktuellen Zugang zu den Unternehmensrichtlinien ermöglicht. Das spart Papier, Zeit und verbessert die Zugänglichkeit enorm. Das Geräte- und Inventarmanagement wurde ebenfalls optimiert, indem eine digitale Verwaltung von Werkzeugen und Inventar implementiert wurde. Die Pflege von Gerätestammdaten in Univelop ermöglichte eine genaue Dokumentation von Ausgaben, Rücknahmen und eine präzise Ressourcenplanung. So ist stets ein aktueller Überblick über alle Werkzeuge einsehbar, was nicht nur die Planung stark erleichtert, sondern auch erkennen lässt wann Wartungen oder Ersatzbeschaffungen erforderlich sind. Dies trägt zur Optimierung der Ressourcenplanung und zur Vermeidung von Ausfallzeiten bei. Durch die enge Zusammenarbeit und schrittweise Integration der maßgeschneiderten Lösung wurde der Betrieb von Dachdeckermeister Jan Witt deutlich optimiert und die Effizienz der betrieblichen Abläufe nachhaltig gesteigert.

Dank der agilen Umsetzung durch Univelop konnte Jan Witt innerhalb weniger Wochen beeindruckende Ergebnisse erzielen, die den gesamten Betriebsablauf nachhaltig optimieren. Eine der Verbesserungen war die spürbare Reduzierung manueller Aufgaben. Die vorher erforderlichen doppelten Dateneingaben und lästige Papierarbeit gehören der Vergangenheit an, was nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen einspart. Die gesteigerte Datenqualität infolge der Digitalisierung hat einen positiven Effekt auf die Abrechenbarkeit der Projekte. Präzisere Informationen und exakte Dokumentation ermöglichen eine akkurate Abrechnung, die sowohl dem Unternehmen als auch den Kunden zugutekommt. Die transparente und präzise Rechnungsstellung schafft Vertrauen und trägt zur langfristigen Kundenbindung bei. Ein weiterer bemerkenswerter Fortschritt ergab sich durch den erleichterten Informationsaustausch. Die Verfügbarkeit relevanter Daten in Echtzeit, insbesondere auf den Baustellen, erleichtert die Kommunikation erheblich. Das Univelop-System ermöglicht es den Mitarbeitern vor Ort, jederzeit auf wichtige Informationen zuzugreifen, sei es auf Arbeitsabläufe, Materialien oder Anweisungen. Dies fördert nicht nur die Effizienz sondern auch die Zufriedenheit im Team. Insgesamt hat die digitale Transformation von Dachdeckermeister Jan Witt zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz, Genauigkeit und Kommunikation geführt. Die Vorteile dieser Fortschritte erstrecken sich über den gesamten Betrieb und legen den Grundstein für zukünftiges Wachstum und Innovation.

Die spannende Reise der digitalen Transformation bei Jan Witt ist jedoch noch lange nicht zu Ende. Der Blick ist bereits auf neue Ziele gerichtet, insbesondere auf die weitere Optimierung des Bestellprozesses für Materialien. Dies verdeutlicht eindrucksvoll, dass die Implementierung einer maßgeschneiderten Lösung erst der Anfang sein kann. Die Erfolgsgeschichte von Dachdeckermeister Jan Witt dient auch uns als inspirierendes Beispiel dafür, wie eine enge Zusammenarbeit zwischen einem motivierten Team und einem Technologiepartner wie Univelop spürbare Verbesserungen im täglichen Arbeitsablauf bewirken kann. Die individuelle Anpassung der Plattform an die spezifischen Bedürfnisse und Abläufe von Jan Witt hat gezeigt, wie weitreichend die positiven Auswirkungen sein können, angefangen von der Zeitersparnis bis hin zur erhöhten Datenqualität.