In der Welt des Heavy Metals ist das Wacken Open Air zweifellos ein Highlight im Festival-Kalender. Seit seiner Gründung im Jahr 1990 hat sich das Festival in dem kleinen Dorf Wacken in Schleswig-Holstein zu einem globalen Magneten für Metal-Fans entwickelt. Mit einem beeindruckenden Line-up aus etablierten und aufstrebenden Metal-Bands sowie einer einzigartigen Atmosphäre lockt das Festival jährlich mehr als 80.000 Besucher aus aller Welt an. Doch hinter den Kulissen erfordert die Organisation eines solchen Großevents eine akribische Planung und Koordination.

Das Wacken Open Air steht vor der Mammutaufgabe, nicht nur die massiven Besucherströme zu bewältigen, sondern auch die Bedürfnisse der zahlreichen Dienstleister zu berücksichtigen, die für einen reibungslosen Ablauf sorgen. Vor der Zusammenarbeit mit Univelop gab es bereits eine digitale Lösung, die jedoch abgelöst werden sollte. Die zentrale Herausforderung bestand darin, das gesamte Festival und seine vielfältigen Aktivitäten in einer einzigen Plattform effizient zu koordinieren und mit den erforderlichen Systemen, wie beispielsweise der Scan-Funktion des Bändchen-Herstellers, zu verknüpfen. Ein Schlüsselbereich, der besondere Aufmerksamkeit erforderte, war das Dienstleister-Management. Das Ziel war es, sämtliche Anforderungen in einem einzigen Programm abzubilden. Dies umfasste nicht nur die Verwaltung und Organisation der Dienstleister, ihrer Berechtigungen und individuellen Bedürfnisse, sondern auch die effiziente Planung und Bereitstellung von Ressourcen wie Fahrzeugen, Security, Strom oder Kommunikationsmittel. Nicht nur Dienstleister, sondern auch Pressemitglieder und Teilnehmer mussten in das neue System integriert werden. Die akkurate Akkreditierung und Freigabe von Pressemitgliedern für spezifische Bereiche gehörte zu den neuen Herausforderungen. Ebenso sollte die Verwaltung der Teilnehmer von der Gästeliste in die digitale Plattform integriert werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Das Wacken Open Air suchte aktiv nach einer innovativen Lösung und stieß auf Univelop. Die Zusammenarbeit begann mit einer Analyse des bestehenden Systems und der Prozesse. Basierend auf dieser Analyse wurde ein umfassender Plan entwickelt. Zunächst wurden die bewährte Funktionen des alten Programms analysiert. Alle notwendigen Prozesse wurden übernommen und in der Univelop Platform dargestellt. Dies war bereits ein kritischer Punkt, der viel Aufmerksamkeit benötigte, da die zahlreichen Funktionen schlussendlich in eine intuitive und logische Endlösung zusammenfließen sollten. Um dies zu gewährleisten ist es besonders wichtig, dass die Basis gut durchdacht ist, damit das System später problemlos anpassbar ist und weiterhin übersichtlich bleibt. In enger Abstimmung mit dem Team des Wacken Open Air wurde die Umsetzung dieses Projekts vorangetrieben. Ein engagiertes kleines Projektteam traf sich wöchentlich, um die nächsten Schritte zu besprechen und neue Funktionen und Prozesse schrittweise in das System zu integrieren.

Die Einführung des neuen Festival-Managers von Univelop brachte eine Vielzahl von Vorteilen hervor. Vor allem führte die Digitalisierung zu einer spürbaren Reduzierung des manuellen Aufwands und trug zur Optimierung verschiedener Prozesse bei. Im Bereich des Dienstleister-Managements brachte die Plattform spürbare Erleichterungen im Arbeitsalltag. Zum Beispiel ermöglicht sie das einfache Anlegen der Teilnehmer einer Firma inklusive aller zugehörigen Daten in einer Excel-Tabelle, die anschließend direkt ins System hochgeladen wird. Dadurch wird der zeitaufwändige Prozess vermieden, jeden einzelnen Teilnehmer separat im System einzutragen. Auch das unmittelbare Anlegen und Ordern von Waren sowie Dienstleistungen im System wurde optimiert. Das Wacken-Team kann nun Produkte und Services einstellen, die von den Dienstleistern über ihren eigenen Zugang gebucht werden können. Anschließend erfolgt die Rückmeldung dieser Buchung an das Wacken-Team, wodurch sie die Art und Menge genehmigen oder ablehnen können. Dies vereinfacht nicht nur die Ressourcenplanung und -nutzung, sondern führt auch zu erheblicher Zeitersparnis. Der nahtlose Kommunikationsfluss zwischen der Wacken Crew und den Dienstleistern ermöglicht eine bessere Kontrolle über die gesamten Prozesse, wodurch das Festival-Management effizienter und transparenter wird. Ein weiterer zentraler Aspekt betrifft die Crew-Verwaltung, die während des Festivals eine immense Bedeutung hat. Auf dem Gelände sind etwa 15.000 bis 20.000 Crew-Mitglieder präsent, die eingecheckt, freigegeben und entsprechend versorgt werden müssen. Ein nahtloser Ablauf dieser Prozesse erforderte eine enge Verknüpfung dieser Bereiche. Hierbei wurde eine effiziente Methode angewandt: Bereits vor dem Check-in (oder teilweise währenddessen) wurden Teilnehmer im System angelegt, mit notwendigen Produkten und Mahlzeiten ausgestattet und für bestimmte Festival-Bereiche autorisiert. All diese relevanten Informationen wurden im System gespeichert und über einen individuellen QR-Code bereitgestellt. Dieser Code enthält alle wichtigen Angaben und kann anschließend auf den RFID-Chip der Zugangsbändchen übertragen werden, um einen reibungslosen Zugang sicherzustellen. Der Prozess wurde anschließend noch verfeinert, indem die Erstellung von Vouchern eingebunden wurde. Durch die Integration individueller Workflows, die vom Univelop Team speziell entwickelt wurden, war es möglich, Voucher maßgeschneidert und automatisiert zu generieren und zu versenden. Dies führte dazu, dass jeder Teilnehmer ein personalisiertes Dokument erhielt, das spezifische Informationen für seine jeweilige Tätigkeit enthielt. Dieser zusätzliche Schritt trug maßgeblich zur Individualisierung und Effizienzsteigerung der Crew-Verwaltung bei, indem er sicherstellte, dass jeder Teilnehmer genau die Informationen erhielt, die für seinen Beitrag zum Festival relevant waren. Und das, ohne dem Wacken-Team weitere Zeit zu kosten. Die Verwaltung von Presse- und Gästelisten erfuhr ebenfalls eine Modernisierung. Presse- und Gästelistenmitglieder werden direkt in Univelop angelegt und für bestimmte Bereiche freigegeben, was die Zugangskontrolle präzisiert und den Ablauf optimiert. Auch der Prozess der Rechnungsstellung wurde durch die Nutzung von Univelop optimiert. Die Einrichtung dieses Systems ermöglichte nicht nur eine beschleunigte Abwicklung, sondern auch eine erhöhte Präzision und Transparenz bei der Rechnungslegung.

Der Prozess begann im März 2023 und erreichte seinen Höhepunkt im Juli, als die Dienstleister auf das Festivalgelände kamen. Somit hatten wir gerade einmal 4 Monate Zeit um die umfassenden Anforderungen für den Festival-Manager umzusetzen. Die erfolgreiche Partnerschaft zwischen dem Wacken Open Air und Univelop ermöglichte es, diese Ziele fristgerecht zu erreichen, sodass unsere Plattform zum Festivalstart sämtliche erforderlichen Prozesse nahtlos umsetzen konnte. Selbstverständlich waren wir vor Ort, um bei etwaigen Herausforderungen oder Unklarheiten direkt unterstützend zur Seite zu stehen.

Unsere maßgeschneiderte Softwarelösung hat dem Wacken Open Air-Team eine essentielle Unterstützung geboten und eine breite Palette von Erleichterungen in der Organisation dieses legendären Festivals hervorgebracht. Durch gezielt entwickelte Funktionen, die speziell auf die individuellen Anforderungen des Teams zugeschnitten sind, konnten wir bedeutende Prozesse optimieren und die Effizienz im gesamten Festival-Management signifikant steigern. Vor der Einführung unserer Software musste das Team von Wacken Open Air zahlreiche zeitaufwändige Aufgaben manuell bewältigen. Die Verwaltung von Crew-Mitgliedern, Dienstleistern und Gästen war mit einer Vielzahl von komplexen Schritten und zeitraubenden Abstimmungen verbunden. Die Ergebnisse unserer Lösung sprechen jedoch für sich. Das Festival konnte seine Prozesse effizienter gestalten und die Arbeitszeit erheblich reduzieren. Allein die Crew-Verwaltung konnte um etwa 30% beschleunigt werden, da Teilnehmerdaten einfach über Excel-Tabellen in das System hochgeladen werden. Die Möglichkeit, personalisierte Voucher und QR-Codes automatisch zu generieren und zu verteilen, erspart nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern verbessert auch die Kommunikation und die Genauigkeit der Informationen. Durch diese maßgeblichen Verbesserungen war das Wacken Open Air in der Lage, nicht nur Zeit und Ressourcen effektiver zu nutzen, sondern auch ein Höchstmaß an Qualität und Genauigkeit in jedem Schritt des Festival-Managements zu gewährleisten. Angesichts der wachsenden Komplexität und Herausforderungen in der Veranstaltungsbranche kann unsere Softwarelösung auch anderen Veranstaltern dabei helfen, ähnliche Erfolge zu erzielen. Ob es um die Verwaltung von Teilnehmern, Dienstleistern oder um die Automatisierung von Arbeitsabläufen geht - unsere Lösung hat sich als unverzichtbares Werkzeug erwiesen, um Festival- und Event-Management auf ein neues Niveau zu heben.

Trotz unvorhergesehener Wetterbedingungen, die dieses Jahr auf dem Festival für einige Herausforderungen sorgten, haben wir gemeinsam mit dem Wacken Open Air einen bedeutsamen Schritt in Richtung Effizienz und Digitalisierung unternommen. Diese Erfahrung hat gezeigt, dass die Potenziale unserer Lösung noch lange nicht ausgeschöpft sind. Die vielversprechende Zukunft bietet Raum für weitere Optimierungen und Erweiterungen, um das Festival-Management kontinuierlich zu verbessern. Ein Beispiel für unsere fortlaufende Zusammenarbeit ist ein weiteres Projekt mit dem W:O:A, bei dem wir die Rechnungsstellung mithilfe von Univelop aufsetzen und den Prozess weiter optimieren. Diese innovative Initiative ist ein weiterer Beweis dafür, wie wir gemeinsam daran arbeiten, die Abläufe auf dem Festivalgelände zu perfektionieren und gleichzeitig die Zeit und Ressourcen des Teams effizient zu nutzen.