(ALT/STICHPUNKTE) Die Erfolgsgeschichte des Wacken Open Air: Wie Univelop das legendäre Metal-Festival für die digitale Zukunft rüstet

Mit Univelop in wenigen Monaten zu einem maßgeschneiderten Festival-Manager

Check-in Prozess | Freigaben | Produktzuweisungen

"Ich wollte nur kurz meine absolute Begeisterung an euch kommunizieren:Wie geil ist bitte jetzt der neue Festivalmanager geworden?Großes Lob an alle Involvierten. Was für eine Verbesserung im Vergleich zur alten Version. Horns up und euch ein schönes Wochenende. \m/ Felix"

l. Die Ausgangssituation

ll. Die Herausforderungen

lll. Die Lösung

lV. Die Ergebnisse

Das W:O:A

In der Welt des Heavy Metals ist das Wacken Open Air zweifellos ein Highlight im Festival-Kalender. Seit seiner Gründung im Jahr 1990 hat sich das Festival in dem kleinen Dorf Wacken in Schleswig-Holstein zu einem globalen Magneten für Metal-Fans entwickelt. Mit einem beeindruckenden Line-up aus etablierten und aufstrebenden Metal-Bands sowie einer einzigartigen Atmosphäre lockt das Festival jährlich mehr als 80.000 Besucher aus aller Welt an. Doch hinter den Kulissen erfordert die Organisation eines solchen Großevents eine akribische Planung und Koordination.

Die Herausforderungen des Wacken Open Air

Das Wacken Open Air steht vor der Mammutaufgabe, nicht nur die massiven Besucherströme zu bewältigen, sondern auch die Bedürfnisse der zahlreichen Dienstleister zu berücksichtigen, die für einen reibungslosen Ablauf sorgen. Vor der Zusammenarbeit mit Univelop stand das Festival vor verschiedenen Herausforderungen:

• Nötige Ablöse: Die digitale Lösung aus den vergangenen Jahren musste ersetzt werden.
• Zentrale Koordination: Die Herausforderung, das Festival und alle Aktivitäten zentral zu koordinieren und mit allen nötigen Geräten zu verknüpfen.
• Dienstleister-Management: Alle Anforderungen sollten in einem Programm abbildbar sein. So musste die gesamte Verwaltung und Organisation der Dienstleister, ihrer Berechtigungen und Bedürfnisse möglich sein, ebenso wie die Planung und Bereitstellung von Artikeln, von Fahrzeugen und Kommunikationsmitteln.
• Teilnehmer-Management: Neben den Dienstleistern mussten auch die Pressemitglieder akkreditiert und für bestimmte Bereiche freigegeben werden. Ebenso mussten die Teilnehmer von der Gästeliste bearbeitet werden.

Univelop als Lösungspartner

Das Wacken Open Air suchte aktiv nach einer innovativen Lösung und stieß auf Univelop. Die Zusammenarbeit begann mit einer Analyse des bestehenden Systems und der Prozesse. Basierend auf dieser Analyse wurde ein umfassender Plan entwickelt:

• Übernahme der Funktionen: Die bewährten Funktionen des alten Festivalmanagers sollten in die neue Lösung übernommen werden.
• Erweiterungen: Neue Funktionen und Prozesse wurden gemeinsam mit dem Wacken-Team erarbeitet und schrittweise in das System integriert.

Die Umsetzung und Erfolge

Die Umsetzung erfolgte in enger Abstimmung mit dem Wacken Open Air Team. Innerhalb eines kleinen Projektteams wurde wöchentlich abgestimmt wie es weitergeht.

• Datenübernahme: Die Funktionen und Struktur des alten Systems wurden übernommen und in der Univelop-Plattform abgebildet.
• Effiziente Prozesse: Die Digitalisierung führte zu einer Reduzierung des manuellen Aufwands und optimierten Prozessen.
• Dienstleister-Management: Hinzufügen von Teilnehmern über Excel-Tabellen sowie direktes Anlegen und Bestellen von Waren und Dienstleistungen im System. Außerdem ermöglicht die Crew-Catering-Verwaltung die Zuweisung und Buchung von Mahlzeiten.‍
• Presse- und Gästelistenverwaltung: Anlegen und Freigabe der Presse- und Gästelistenmitglieder für bestimmte Bereiche.‍
• Voucherversand und Scannerfunktion: Mit den Univelop-Workflows konnten individuelle Voucher an die Teilnehmer versendet werden. Außerdem konnte der vom System generierte QR Code, welcher Berechtigungen und Mahlzeiten enthält, auf den RFID-Chip der Zugangsbändchen gespielt werden.‍
• Rechnungsstellung: Der Prozess der Rechnungsstellung wurde in Univelop aufgesetzt und optimiert.

Die zeitliche Komponente

Der Prozess begann im März 2023 und erreichte seinen Höhepunkt im Juli, als die Dienstleister auf das Festivalgelände kamen. Somit hatten wir gerade einmal 4 Monate Zeit um die umfassenden Anforderungen für den Festival-Manager umzusetzen. Dank der erfolgreichen Partnerschaft zwischen Wacken Open Air und Univelop konnten die Ziele rechtzeitig erreicht werden, so dass unsere Plattform zum Start des Festivals alle benötigten Prozesse umsetzen konnte. Natürlich waren wir vor Ort, um bei Schwierigkeiten oder Unklarheiten direkt zu unterstützen.

Auch wenn dieses Jahr auf dem Festival aufgrund des Wetters nicht alles so lief wie von den Organisatoren geplant, sind wir doch gemeinsam mit dem Festival einen großen Schritt in Richtung Effizienz und Digitalisierung gegangen. Die Zukunft sieht vielversprechend aus, mit der Möglichkeit, weitere Bereiche zu optimieren und zu erweitern.

Zum Beispiel ist bereits ein weiteres Projekt mit dem W:O:A umgesetzt worden, um die Rechnungsstellung in Univelop aufzusetzen und den Prozess zu optimieren. Mehr dazu gibt es hier.

Interesse an weiteren Erfolgsgeschichten? Beispielsweise haben die punker GmbH und Dachdeckermeister Jan Witt ihre digitale Baustelle mit uns abgebildet und die Stadtwerke Steinburg nutzen unsere Plattform für ihre Auftragsplanung -verwaltung und -durchführung.

Wenn du mehr über Univelop erfahren möchtest schau dich doch mal auf unserem Blog um. Wir haben viele Beiträge zum Thema No-Code Entwicklung, Univelop und Digitalisierung zusammengestellt.

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