Der Festival-Manager von Univelop digitalisiert das W:O:A

Unvergessliche Eindrücke: Hinter den Kulissen beim Wacken Open Air

Die Faszination eines Musikfestivals

Musikfestivals sind nicht nur eine Ansammlung von Künstlern auf der Bühne, sondern ein einzigartiges Erlebnis, das Menschen aus aller Welt zusammenführt, um ihre Liebe zur Musik zu feiern. Eines der legendärsten Festivals, das diese Faszination verkörpert, ist zweifellos das Wacken Open Air.

Hinter den Kulissen: Die Arbeit mit unserem Festival-Manager

Hinter den Kulissen eines solchen Großereignisses gibt es eine Vielzahl von Aufgaben zu bewältigen. Von der Koordination der Logistik über die Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs bis hin zur Interaktion mit Künstlern, Crew-Mitgliedern und Besuchern – die Arbeit der Dienstleister auf so einer Massenveranstaltung ist anspruchsvoll, aber auch äußerst spannend.

Gemeinsam mit einen kleinen Projekt dem seitens W:O:A entwickelten wir in 4 Monaten einen maßgeschneiderten Festival-Manager, der das Dienstleister-Management, die Presse- und Gästelistenverwaltung und den Voucherversand digital abbildet. Uns war besonders wichtig, dass die Abläufe in Univelop an die bestehenden Prozesse des Festivals angepasst wurden, um die Einarbeitungszeit zu minimieren.

Durch die Automatisierung der Prozesse konnte der manuelle Aufwand spürbar reduziert werden und bereits bestehende Abläufe wurden optimiert. Besonders hervorzuheben ist die reibungslose Abwicklung des Dienstleister-Managements. Die entwickelte Crew-Catering-Verwaltung ermöglichte eine problemlose Zuweisung und Buchung von Mahlzeiten für alle Crew-Mitglieder vor und während des Festivals. Zudem gestaltete sich das Hinzufügen von Teilnehmern über Excel-Tabellen äußerst unkompliziert. Ebenso wurden sämtliche Schritte der Waren- und Dienstleistungsanlage sowie -bestellung nahtlos im System integriert, was die Abläufe erheblich beschleunigte.

Dank des Festival-Managers konnten Presse- und Gästelistenmitglieder gezielt in Univelop eingetragen und für spezifische Bereiche autorisiert werden. Diese präzisere Zugangsregelung optimierte nicht nur den Ablauf, sondern trug auch zur Sicherheit des Events bei.

Die Anwendung der Univelop-Workflows ermöglichte die Zusendung individueller Voucher an die Teilnehmer. Zusätzlich wurde der generierte QR-Code, welcher Berechtigungen und Mahlzeiten beinhaltet, auf den RFID-Chip der Zugangsbändchen übertragen. Diese innovative Scannerfunktion gewährleistete ein effizientes Einlassmanagement und sorgte vor Ort für einen entspannten Ablauf.

Wenn dich der gesamte Prozess interessiert, schau dir gerne unsere Success Story zum Wacken Open Air an!

Herausforderungen meistern und Erinnerungen schaffen

Natürlich blieben auch wir von den Launen des Wetters nichtverschont. Der starke Regen und dadurch matschige Boden brachte einige logistische Herausforderungen mit sich. Ein Teil der Festivalgäste konnte aufgrund dieser Umstände leider nicht auf das Gelände und wurde wieder nach Hause geschickt. Trotzdem konnten wir gemeinsam mit den Besuchern die es geschafft haben viele unvergessliche Momente und Erinnerungen schaffen.

Der Puls der Musik und die Aufregung des Festivals

Für unser kleines, engagiertes Team war die Gelegenheit, das Wacken Open Air aus nächster Nähe zu erleben, ein tolles Erlebnis. Mit unserem Festival-Manager im Einsatz waren wir nicht nur Zeugen, sondern aktive Gestalter dieses beeindruckenden Musikfestivals. Eine wahrlich elektrisierende Atmosphäre.

Dankbarkeit und Vorfreude auf kommende Jahre

Unsere Teilnahme am Wacken Open Air war eine Ehre und ein Privileg. Die Möglichkeit, ein solch ikonisches Festival mitzugestalten und die Freude der Besucher hautnah zu erleben, ist unbezahlbar. Wir möchten uns herzlich bei allen bedanken, die Teil dieses besonderen Ereignisses waren – von den Künstlern über die Crew-Mitglieder bis hin zu den leidenschaftlichen Festivalgängern. Die Erinnerungen und die Energie, die wir in diesen Tagen gespürt haben, werden uns noch lange begleiten und unsere Vorfreude auf die kommenden Jahre beim Wacken Open Air nur verstärken.

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